Warum Gemeinden ihre Wohnungen extern verwalten lassen – aktuell in Birkenwerder
Warum geben Gemeinden die Verwaltung ihrer eigenen Wohnungen eigentlich aus der Hand?
Diese Frage ist gerade direkt vor unserer Haustür aktuell. Die Gemeinde Birkenwerder hat die Verwaltung ihrer kommunalen Wohneinheiten ausgeschrieben. Fast zeitgleich beschäftigt uns ein entsprechendes Vergabeverfahren im Mühlenbecker Land.
Für Außenstehende wirkt das zunächst vielleicht ungewöhnlich. Schließlich gehören die Wohnungen der Gemeinde – warum werden sie dann nicht auch vollständig innerhalb der Gemeindeverwaltung betreut?
Die Antwort liegt vor allem darin, was eine professionelle Immobilienverwaltung im Alltag tatsächlich bedeutet. Hinter Mietverträgen und Betriebskostenabrechnungen stehen zahlreiche kaufmännische, technische und organisatorische Aufgaben, die dauerhaft zuverlässig erledigt werden müssen.
Kommunale Wohnungen verwalten heißt mehr als Mieten verbuchen
Eine professionelle Mietverwaltung benötigt feste Abläufe und entsprechendes Fachwissen. Mietverhältnisse müssen betreut, Zahlungseingänge überwacht, Betriebskosten abgerechnet und Neuvermietungen organisiert werden. Gleichzeitig entstehen technische Aufgaben: Schäden werden gemeldet, Handwerker müssen koordiniert, Instandhaltungen geplant und Gebäude regelmäßig kontrolliert werden.
Hinzu kommen Software, Buchhaltung, Dokumentation, Vertretungsregelungen sowie die Kommunikation mit Mietern, Behörden und Dienstleistern.
Eine Kommune kann diese Strukturen innerhalb ihrer eigenen Verwaltung aufbauen und dauerhaft vorhalten. Sie kann bestimmte Aufgaben aber auch ausschreiben und durch einen spezialisierten Dienstleister erledigen lassen.
Dabei geht es nicht automatisch darum, dass eine externe Verwaltung grundsätzlich günstiger wäre. Ob sich ein solches Modell wirtschaftlich lohnt, hängt unter anderem vom Umfang des Immobilienbestands, den vorhandenen personellen Strukturen, dem ausgeschriebenen Leistungsumfang und den angebotenen Konditionen ab.
Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass bei einer Vergabe bereits vorhandene Strukturen eines spezialisierten Unternehmens genutzt und die zu erbringenden Leistungen vertraglich definiert werden können.
Warum vergeben Gemeinden solche Leistungen überhaupt extern?
Ob eine Gemeinde ihre Immobilien selbst verwaltet oder dafür einen externen Dienstleister beauftragt, ist vor allem eine organisatorische und wirtschaftliche Entscheidung.
Gerade kleinere Kommunen stehen dabei vor der Frage, ob sie für alle Aufgaben dauerhaft eigene Strukturen vorhalten wollen – also Personal, Fachwissen, Software, technische Betreuung und Vertretungsregelungen – oder ob sie bestimmte Leistungen gezielt an spezialisierte Unternehmen vergeben.
Eine externe Hausverwaltung übernimmt dabei klar definierte Aufgaben innerhalb eines vereinbarten Leistungsumfangs. Die Gemeinde bleibt Eigentümerin der Immobilien und gibt auch die grundsätzlichen Rahmenbedingungen vor. Die operative Verwaltung wird jedoch von einem Dienstleister übernommen, der diese Strukturen bereits vorhält.
Für Kommunen kann das insbesondere dann interessant sein, wenn der eigene Immobilienbestand zwar eine professionelle Betreuung erfordert, der Aufbau einer vollständigen internen Hausverwaltung aber unverhältnismäßig aufwendig wäre.
Mühlenbecker Land zeigt: Das Modell ist in unserer Region nicht neu
Besonders interessant ist der Blick in die unmittelbare Nachbarschaft. Im Mühlenbecker Land werden die gemeindeeigenen Wohnungen bereits heute extern verwaltet. Die Gemeinde nennt auf ihrer Website aktuell die CARINTA Immobilienservice GmbH als zuständige Verwaltung. Mühlenbecker Land
Dass nun erneut ein Vergabeverfahren läuft, bedeutet dort also nicht den erstmaligen Wechsel von einer kommunalen zu einer privaten Verwaltung. Vielmehr zeigt das Beispiel, dass die externe Bewirtschaftung kommunaler Wohnungen in unserer Region bereits praktiziert wird.
Das ist auch deshalb interessant, weil die Anforderungen grundsätzlich dieselben bleiben: Die Gemeinde bleibt Eigentümerin ihrer Immobilien und bestimmt die Rahmenbedingungen. Die laufenden Verwaltungsaufgaben können dagegen einem spezialisierten Unternehmen übertragen werden.
Und genau hier wird das Thema für uns persönlich
Normalerweise berichten wir an dieser Stelle über Entwicklungen auf dem Immobilienmarkt, neue gesetzliche Anforderungen oder Projekte aus unserer täglichen Arbeit.
Diesmal sind wir selbst Teil der Geschichte.
Für die Verwaltung der kommunalen Wohnungen in Birkenwerder haben Hortus Haus und die Hausverwaltung Pamela Franke gemeinsam ein Angebot abgegeben.
Beide Unternehmen sitzen in Birkenwerder. Beide beschäftigen sich täglich mit der Verwaltung von Immobilien. Und hinter der gemeinsamen Bewerbung stehen mit Karin Scheunemann und Pamela Franke zwei Unternehmerinnen, die nicht nur beruflich in Birkenwerder tätig sind, sondern mit dem Ort und der Region eng verbunden sind.
Für uns war deshalb früh klar, dass wir uns dieses Projekt gemeinsam ansehen möchten.
Warum wir uns gemeinsam bewerben
Bei einer Hausverwaltung geht es natürlich um korrekte Abrechnungen, Verträge und strukturierte Prozesse. Gerade bei einem kommunalen Bestand kommt aus unserer Sicht aber noch etwas hinzu: Nähe.
Wenn eine Reparatur notwendig wird, ist es hilfreich, die örtlichen Handwerker und Wege zu kennen. Wenn eine Wohnung neu vermietet werden muss, hilft Erfahrung mit dem lokalen Wohnungsmarkt. Und wenn Mieter einen Ansprechpartner benötigen, sollte dieser erreichbar sein und Entscheidungen nachvollziehbar kommunizieren können.
Hortus Haus betreut bereits heute mehrere Immobilien in Birkenwerder und hat sein Büro in der Theodor-Storm-Straße. Unsere regionale Arbeit und bestehende Verwaltungsobjekte zeigen wir inzwischen auch transparent auf unserer Birkenwerder-Seite. Hortus Haus Die Hausverwaltung Pamela Franke sitzt ebenfalls direkt in Birkenwerder und ist auf die Verwaltung von Wohn- und Geschäftsimmobilien spezialisiert. Hausverwaltung P. Franke
Die gemeinsame Bewerbung verbindet damit bestehende Verwaltungsstrukturen mit unmittelbarer regionaler Präsenz.
Kommunales Eigentum bleibt kommunales Eigentum
Ein Punkt ist uns bei diesem Thema besonders wichtig: Die Vergabe der Hausverwaltung verändert nicht die Eigentumsverhältnisse.
Die Wohnungen bleiben im Eigentum der Gemeinde. Sie entscheidet weiterhin über die grundsätzliche Entwicklung des Bestands und legt im Rahmen der Verträge fest, welche Aufgaben ein externer Verwalter übernehmen soll.
Die Hausverwaltung übernimmt anschließend die operative Arbeit innerhalb dieses vereinbarten Rahmens.
Das unterscheidet die Frage der Bewirtschaftung deutlich von politischen Grundsatzfragen darüber, wem Wohnraum gehören sollte. Bei einer externen Hausverwaltung geht es zunächst schlicht darum, wer die laufenden Aufgaben rund um die Immobilie organisiert und erledigt.
Unser Angebot ist abgegeben – jetzt heißt es abwarten
Am Dienstag, den 29. September 2026, haben wir unser gemeinsames Angebot für die Verwaltung der Birkenwerder kommunalen Wohnungen abgegeben.
Jetzt liegt die Entscheidung im Vergabeverfahren bei der Gemeinde.
Natürlich würden wir uns freuen, wenn wir zukünftig auch diesen besonderen Immobilienbestand betreuen dürfen. Nicht zuletzt deshalb, weil es etwas anderes ist, Immobilien irgendwo zu verwalten – oder Verantwortung für Gebäude und Menschen genau dort zu übernehmen, wo man selbst jeden Tag lebt und arbeitet.
Vielleicht dürfen also bald zwei Hausverwaltungen aus Birkenwerder auch die Wohnungen ihrer eigenen Gemeinde verwalten.
